Einzelgespräche, Zusagen, Entscheidungen

Anleitung · 2026-08-29 · geschrieben zu tagwerk 1.0 für Android

Führen besteht größtenteils aus Gesprächen, und was von ihnen übrig bleibt, sind eine Handvoll Zusagen in beide Richtungen. Diese Anleitung hält das in den Tagesnotizen: Ein Einzelgespräch vorzubereiten wird zu einer Suche, Delegiertes bleibt als deine eigene Wiedervorlage sichtbar, und eine Entscheidung behält den Grund, aus dem sie fiel. Es ist ein persönliches Werkzeug — geteilt wird hier nichts —, und zwei Abschnitte handeln von den Grenzen davon: dem Gerät, auf dem es läuft und das meist dem Arbeitgeber gehört, und dem, was in eine Notiz über einen Menschen nicht gehört.

Ein Tag, der aus Gesprächen besteht

Die Arbeit ist die Arbeit anderer Leute, fast nichts, was du aufschreibst, kannst du also allein erledigen. Eine Datei pro Tag hält es trotzdem, denn die Einheit einer solchen Woche ist ein Tag und kein Projekt: 

Notes/2026/09/2026-09-24.md

09:00-09:30 Jour fixe Team #team R/2026-09-03/P1W
10:00-10:30 Einzelgespräch @meier #1on1
- [ ] @meier: Zusage zur Weiterbildung klären #1on1 !
- [>] @kern: Rückmeldung zum Angebot geben >2026-09-26
- [x] Budget Q4 freigegeben #entscheidung
  Wegen der Lieferzeiten; der Rest steht in der Notiz vom 2026-09-17.
--- Nachmittag ---
- [ ] 15:00 Steuerberater zurückrufen ~

@meier ist eine Person, #1on1 und #entscheidung sind Tags, und die eingerückte Zeile unter dem Budget ist die Beschreibung dieser Aufgabe. Das nackte Datum darin — 2026-09-17 — ist ein Link auf diesen Tag, der Grund für eine Entscheidung bleibt also einen Druck von der Entscheidung entfernt.

Ein Kontakt-Token besteht aus Buchstaben, Ziffern, Unterstrichen und Bindestrichen, und ein Punkt beendet ihn: @a.meier ist der Kontakt @a. Schreib @a-meier oder einfach @meier — und leg dich in der ersten Woche auf eine Form fest, denn die Statistik zählt, was dasteht, nicht, wer gemeint war.

Weil der Bindestrich zum Namen gehört, beendet er den Kontakt nicht: @meier-Angebot ist ein eigener Kontakt und keine Erwähnung von @meier. Genau das macht die deutsche Rechtschreibung gefährlich, denn zusammengesetzte Wörter werden so geschrieben — @Trelleborg-Drillmodul ist korrektes Deutsch und ein Kontakt, den es nicht gibt. Schreib die Wörter getrennt (@Trelleborg Drillmodul) oder dreh die Zeile um (Drillmodul von @Trelleborg). Auffallen würde es sonst erst Wochen später: Die Zeile sieht richtig aus, die Farbe stimmt, nur in der Statistik der Person fehlt sie.

Ein Einzelgespräch vorzubereiten ist eine Suche

Das Schwierige an einem Einzelgespräch ist nicht die halbe Stunde, sondern sich zu erinnern, worum es in den letzten drei ging. Dafür ist keine Liste zu pflegen: Suche nach @meier, und die Tage kommen der Reihe nach zurück, mit dem Vereinbarten noch in der Zeile, in der es geschrieben wurde. Die Volltextsuche über alle Tage ist gratis, und sie ignoriert Groß- und Kleinschreibung wie Akzente — „Muller" findet „Müller".

Ein Tipp auf den Kontakt in der Seitenleiste, oder ihn in der Notiz gedrückt halten, öffnet seine Übersicht: die Aufgaben, die mit ihm noch offen sind, die kommenden Termine, was erledigt wurde, jede Zeile mit ihm nach Tagen — und wie viele Zeilen und Tage ihn tragen und was aus den Aufgaben darunter geworden ist: erledigt, weitergereicht, verworfen, noch offen. Die letzte Zahl ist die nützliche. „Vier Dinge zu @meier offen seit August" ist eine Aussage über deine eigene Verlässlichkeit, nicht über sie, und sie fällt sonst erst auf, wenn schon etwas schiefgegangen ist.

Ein Tag wie #1on1 auf diesen Zeilen lässt die Aufgabenliste nur das zeigen, und der Filter hat drei Zustände: Ein Druck fordert einen Chip an, ein zweiter schließt ihn aus — „alles außer #verwaltung" — und ein dritter räumt ihn weg. Aufgaben, Termine und Zahlen der Übersicht und die Filter gehören zu Pro; die Token zu schreiben, danach zu suchen und die Liste der Erwähnungen in der Übersicht nicht.

Was du delegierst, bleibt deine Aufgabe

Etwas abzugeben nimmt es nicht aus deinem Tag, es ändert, was deine Zeile darüber sagt. Also wird eine Aufgabe mit einem Datum daraus: 

- [>] @kern: Rückmeldung zum Angebot geben >2026-09-26

Die Kopie sitzt auf dem 26., die Spur bleibt dort, wo du sie geschrieben hast — das beantwortet „wann habe ich das abgegeben" und „worauf warte ich" in einem. Was an einem vergangenen Tag offen geblieben ist, steht als überfällig da — in der App und im Widget auf dem Startbildschirm —, bis du es klärst. ! und ~ trennen das Wichtige vom Geduldigen, und eine Uhrzeit vor einer Aufgabe heißt „nicht vorher", der Anruf, der bis nachmittags warten muss, ist aus deinem Vormittag also draußen.

Sei dir klar, was das ist: deine Erinnerung, nicht deren Auftrag. Es wird nichts verschickt, niemand benachrichtigt, und die andere Person sieht davon nichts. tagwerk hat überhaupt keinen geteilten Zustand — und genau deshalb kann es den halbfertigen Gedanken halten, der im Tracker des Teams noch nichts zu suchen hat.

Der Rhythmus, und das eine, was nicht sagbar ist

Ein stehender Termin ist eine Zeile mit einer Wiederholung, auf ein Datum verankert, damit sie dem Takt des Kalenders folgt und nicht deinem: 

09:00-09:30 Jour fixe Team #team R/2026-09-03/P1W
- [ ] Wochenrückblick: was diese Woche wirklich war R/P1W
- [ ] Unterlagen für die Sitzung R/P1M #reporting

Der Kalender zeichnet das auch auf Tage, deren Datei es noch nicht gibt — als Versprechen, nicht als Zeile; die Tagesansicht ist frei, Woche, Monat und Agenda gehören zu Pro. Hat deine Woche eine feste Form, gibt ein Wochentags-Template sie jedem neuen Tag dieses Namens: templates/template-friday.md mit den Überschriften des Rückblicks schon darin. Templates gehören zu Pro.

Jeder dritte Donnerstag ist ein Rhythmus, den eine Dauer nicht sagen kann — er steht deshalb als Kalenderregel in der Zeile: R/FREQ=MONTHLY;BYDAY=3TH, und der letzte Freitag im Monat ist R/FREQ=MONTHLY;BYDAY=-1FR. Das ist RFC 5545, dieselbe Regelsprache, die jede Kalender-Anwendung spricht, und das Wiederholungs-Blatt schreibt sie für dich: den monatlichen Rhythmus auf „An einem Wochentag des Monats" stellen. Das Blatt kann die ganze Regelsprache, nicht nur diese eine Form: mehrere Wochentage auf einmal, Tage des Monats, Monate des Jahres, Kalenderwochen, welche der getroffenen Tage eines Zeitraums — und ein Enddatum, nach dem nichts mehr kommt. Es zeigt die nächsten Termine der Regel, damit eine Regel mit vier Teilen an ihren Daten nachzulesen ist und nicht an ihrem Text. Wer auf ein Datum statt auf einen Wochentag verankert, bleibt bei der kurzen Form (R/P1M) — und die schreibt die App überall, wo sie passt.

Wessen Telefon, wessen Ordner

Das meiste an dieser Arbeit passiert auf einem Gerät, das jemand anderem gehört — die Frage, wo tagwerk läuft, kommt also vor der Frage, was du hineinschreibst.

Auf einem Android-Firmenhandy kommt die App aus dem Play Store wie jede andere. Führt deine Organisation ein verwaltetes Arbeitsprofil, muss eine Administratorin sie dort erst freigeben — eine eigene Unternehmensfassung gibt es nicht, und eine Verwaltungskonsole auf unserer Seite auch nicht. Unangenehm ist der Kauf: Pro wird in der App über Google Play gekauft, und ein verwaltetes Arbeitsprofil bietet Käufe womöglich gar nicht an, je nachdem, wie Play dafür eingerichtet wurde. Dann kauf sie woanders: unter caliora.org/tagwerk/license auf einem beliebigen Gerät oder in der App, wo Käufe gehen, kopier den Lizenztext in den Einstellungen und füg ihn auf dem anderen Gerät oder im anderen Profil unter „Lizenz importieren" ein. Die Lizenz ist an kein Gerät gebunden und läuft nicht ab.

Der Sync gehört auf die Infrastruktur deines Arbeitgebers, nicht in eine private Cloud. Gibt es eine Firmen-Nextcloud, eine ownCloud oder irgendeine WebDAV-Freigabe, ist das das richtige Ziel — dann liegen die Arbeitsnotizen dort, wo Arbeitsdaten liegen sollen; die Einrichtung steht in der Sync-Anleitung.

Wonach die IT fragen wird, sind Berechtigungen, und die Liste ist kurz: Internet, Netzwerkstatus, eine, um die Mitternachts-Aktualisierung des Widgets nach einem Neustart wieder einzuhängen, und die Berechtigung für die Play-Abrechnung. Nicht deine Kontakte, nicht dein Standort, nicht die Kamera, und kein Zugriff auf das Dateisystem über den einen Ordner hinaus, den du über den Systemdialog übergibst.

Was die IT nicht bekommt, ist genauso kurz: keine Managed Configuration, um Richtlinien auszurollen, kein Single Sign-on, keine Verwaltungskonsole, keine Mengenlizenzen, und keine Möglichkeit für irgendjemanden, zu sehen, was du geschrieben hast. tagwerk ist eine persönliche App, die zufällig auf einem Firmengerät läuft.

Für den Firmen-PC gibt es jetzt eine Antwort, mit einem Vorbehalt. Die Windows-Fassung steht im Microsoft Store — ein verwalteter Rechner sperrt den Store aber oft oder verbietet jede Installation, und das entscheidet dein Arbeitgeber, nicht wir. Wo es gesperrt ist, bleibt die Antwort auf diesem Rechner die Datei selbst: Es ist Markdown in dem Ordner, den du synchronisierst, und jeder Editor auf dem PC öffnet es. Unter Linux kommt die App aus dem Snap Store, kostenlos.

Was in eine Notiz über einen Menschen gehört

Das ist der Absatz, auf den es hier mehr ankommt als auf jedes Feature — und er gehört deutlich gesagt, denn die App wird dich so oder so nicht aufhalten.

Wo die Notizen liegen, entscheidet die eine Hälfte. Auf einem Firmenhandy, das auf einen Firmenserver synchronisiert, liegen Notizen über die Menschen, die du führst, auf der Infrastruktur deines Arbeitgebers, und es gelten die Regeln deiner Organisation: wie lange solche Notizen aufbewahrt werden, wer sie lesen darf, und — wo es einen Betriebsrat gibt — ob er bei einem Werkzeug mitzureden hat, das der Arbeitgeber austeilt. Dieselben Notizen auf einem privaten Telefon in einer privaten Cloud sind eine Verarbeitung personenbezogener Daten, für die dein Arbeitgeber geradesteht und die er nicht sieht — das ist die Lage, die man besser nicht herstellt. Die zweite Hälfte ist in beiden Fällen dieselbe:

Was hineingehört: was vereinbart wurde, was du zugesagt hast, was du wem bis wann schuldest, Termine, der nächste Schritt. Notizen, die es gibt, damit du deinen Teil tust. Was nicht hineingehört: Bewertungen einer Person, alles zu Gesundheit oder privaten Umständen, Aufzeichnungen für einen Konflikt oder eine Trennung. Das ist Sache des Arbeitgebers, gehört in das System, das deine Organisation dafür führt, und ist in den meisten europäischen Rechtsordnungen eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die dir nicht gehört — auf welchem Telefon auch immer. Das ist keine Rechtsberatung; wer sie in deiner Organisation geben kann, ist die Person, die du vorher fragst.

Die Tatsachen, die du für diese Entscheidung brauchst, nüchtern:

Andersherum gelesen ist diese Liste zugleich das Argument, es hier zu schreiben und nicht in einer gehosteten Notiz-App: Es gibt kein Konto, keine Telemetrie und keinen Server von uns, was du über die Menschen schreibst, bleibt also auf der Hardware, der deine Organisation ohnehin vertraut, und wird nicht zum Vermögenswert eines Dritten. Ein Tresor wird es davon nur eben auch nicht.

Was es kostet, und was es nicht ist

Gratis: die ganze Syntax, die Aufgaben von heute und alles Überfällige, die Tagesansicht, die Volltextsuche über alle Tage, die Revisionshistorie, der ZIP-Export, das Widget für heute und das zum Schnellnotieren. tagwerk Pro kostet einmalig 12 € / 12 US$, kein Abo, gültig für jede Plattform, die wir ausliefern: die Aufgabenliste über alle Tage mit ihren Filtern, die Ansichten für Woche, Monat und Agenda, Tagestemplates, die Statistik zu Tags und Kontakten, der WebDAV-Sync in der App, Farben für Tags und mehr als ein Profil.

Was es nicht ist und nicht wird: ein Team-Werkzeug. Kein Board, keine Zuweisung, kein geteilter Zustand, nichts, was eine andere Person sehen oder wovon sie benachrichtigt werden könnte. Keine Anhänge, also keine Lebensläufe und keine PDFs. Kein Import aus einem Tracker, einem Kalender oder einem HR-System. Es ist das Notizbuch einer Person, und mehr will es nicht sein — plattformseitig sind Android, Windows und Linux die veröffentlichten Fassungen, und iOS und macOS sind geplant, noch ohne Datum.

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